با یک مقاله‌ی جذاب درباره سازوکارهای یادگیری و آموزشی در خدمت شما هستیم تا بتوانیم به‌طور کامل شرح دهیم فرایند آموزش کارکنان چیست و چه اصولی دارد. همان‌طور که بسیاری از مدیران سازمان‌ها، رئیسان شرکت‌ها به کسب سود و بازدهی بیشتر اهمیت می‌دهند، به آموزش کارکنان و کارمندان خود نیز توجه می‌کنند و این توجه می‌تواند بر عملکرد یک مجموعه تأثیر بسزایی بگذارد. ناگفته نیست که هرچقدر اطلاعات و دانش کارکنان یک سازمان بروزتر و کامل‌تر باشد می‌توانیم محیط تعاملی بین مدیران و کارمندان داشته باشیم. البته تا به اینجا شاید فکر کنیم تمامی آموزش‌ها باید به‌صورت حضوری باشد ولی در ادامه این مطلب می‌خواهیم برخی از آموزش‌هایی نوینی که به‌صورت غیرحضوری معرفی شده‌اند را بررسی و تحلیل کنیم. قبل از اینکه به سراغ ادامه مقاله برویم مایلم آموزش موفقیت در کار تیمی فرادرس را به شما معرفی کنم؛ برای دریافت این آموزش روی لینک زیر کلیک کنید:
مقدمه ای بر مراحل آموزش کارکنان
به شیوه‌ی معمول همان‌طور که می‌بینم بسیاری از آموزش‌ها در محیط مدرسه و دانشگاه به‌صورت حضوری برگزار می‌شوند و شیوه‌ی تدریس به‌صورت نظام آموزش قدیم تدریس می‌شود و همین روال هنوز در بسیاری از مراکز آموزش دنبال می‌شود. ولی در حال حاضر با ظهور تکنولوژی و پیدایش مسیرهای مختلف و جدید برای ارائه آموزش و یادگیری می‌توانیم به‌صورت کاملاً هوشمند مطالب و اطلاعات را به دانش آموزان، دانشجویان و البته کارمندان یک سازمان و شرکت نیز انتقال دهیم. این روش می‌تواند هم هزینه‌های مربوط به آموزش‌ها را کاهش دهد و هم باعث می‌شود کارکنان به‌صورت عمیق‌تر بتوانند مطالب ارائه داده شده را یاد بگیرند. از مزیت‌های مهم این نوع آموزش این است که می‌توانیم به‌صورت مفهومی و کاربردی مطالب را یاد بگیریم و کارکنان دیگر نیاز نیست مطالب را به‌صورت تنها تئوری یاد بگیرند.
هدف یک سازمان تحت تأثیر وضعیت بازار، الزامات مشتریان و… همراه با تغییر و تحول می‌باشد، سازمان‌ها باید برای حفظ روند توسعه و بهبود خود میزان شایستگی کارمندان و کارکنان خود را تجزیه و تحلیل کنند و متناسب با این توانایی‌ها به کارکنان خود مطالبی را جهت آموزش ارائه کنند. بدون شک برای اینکه بتوانیم فرآیند آموزشی را عملیاتی کنیم باید زمینه سازی و نیازمندی‌های مورد نیاز آن را بدانیم که از مهم‌ترین آنها می‌توانیم به نیازسنجی، برنامه ریزی، اجرای برنامه، و در آخر هم ارزیابی میزان اثربخشی دوره‌های یادگیری و آموزشی اشاره کنیم.
مراحل فرایند اموزش کارکنان چیست؟
هر مدیر و مسئولی باید قبل از هر چیزی با مراحل فرایند آموزش کارکنان خود به‌صورت کامل آشنا شود. در این بخش می‌خواهیم به‌صورت مجزا هرکدام از بخش‌های فرایند آموزشی را مورد بررسی و تحلیل قرار دهیم و درباره هرکدام به‌صورت مفصل بحث کنیم. در ابتدا تعریف کاملی خواهیم داشت درباره اینکه مراحل فرایند آموزش کارکنان چیست و باید در هر مرحله به چه ویژگی‌هایی دقت کنیم؟
پنج مرحله ی اصلی فرایند اموزشی را می توانیم به ترتیب به شکل زیر نام ببریم :
- نیازسنجی و تشخیص نیازهای اموزشی
- معین کردن اهداف اموزشی
- انتخاب کردن روش اموزش
- برنامه ریزی مدون برای برگزاری اموزش
- ارزیابی کامل دوره اموزشی
در همین راستا می خواهیم هرکدام از این مراحل را بصورت کامل مورد بررسی قرار دهیم.
نیازسنجی و تشخیص نیازهای آموزشی
در ابتدای امر باید قبل از هر چیزی بتوانیم نیازهای آموزش مؤثر و تأثیر گذار در یک سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهیم. به خاطر این امر باید توجه کنیم که نیازهای اصلی یک سازمان چیست و به چه اهدافی نیاز دارد و در اصل فرایند آموزشی باید به کدام‌یک از نیازهای یادگیری کارکنان و حتی مدیران سازمان‌ها توجه کند؟
در مراحل معین کردن نیازهای آموزشی باید به شایستگی‌های موجود کارکنان با موارد مورد نیاز مقایسه‌ای انجام دهیم تا در مرحله‌ی بعدی بتوانیم نیاز اصلی آموزشی کارکنان را طبق معیارهای سازمان مربوطه تعیین کنیم. البته باید به یاد بسپاریم که این نیازها باید به‌طور کامل تدوین گردند و حتماً اطمینان خاطر داشته باشیم که نوع یادگیری و آموزش های مورد نظر، قابلیت تأمین نیازهای سازمان در بلند مدت را خواهند داشت. برای اینکه بخواهیم میزان نیازهای اولیه آموزش را در کارکنان به خوبی بررسی کنیم باید به‌صورت دوره‌ای مدارکی را برای شایستگی افراد و سوابق کارکنان را ارزیابی کنیم که این بررسی‌ها می‌تواند از طریق پرسشنامه، مصاحبه، مباحثه گروهی، مشاهدات و یا اینکه از راه اطلاعات ارائه شده توسط کارشناسان زبده انجام شود.
از طرفی نیازسنجی آموزشی باید به‌صورت مرتب و هماهنگ در دوره‌های زمانی مشخصی صورت گیرد، چون ممکن است مطابق نیازمندی‌های جدید و تحولات سازمان، نیازمندی‌های جدیدی به‌دست آید که باید بتوانیم از طریق فرایند آموزشی این کاستی‌ها را برطرف کنیم.
تعیین اهداف آموزشی
بعد از اینکه دانستیم اولین بخش از فرایند آموزش کارکنان چیست و به نیازهای آموزشی سازمان توجه کردیم باید در این مرحله به تعیین اهداف آموزشی بپردازیم و تمامی هدف‌های مورد نیاز را ترسیم کنیم. در حالت کلی هدف یک شرکت و سازمان از اینکه کلاس‌های آموزشی را برگزار کند، ارتقای بازدهی و کارایی کارمندان به‌صورت جمعی و همچنین کمک کردن به پیشرفت کل سازمان است. قبل از اینکه بخواهیم اهداف آموزش سازمان را مشخص کنیم باید ابتدا ویژگی‌ها و شرایط موجود در یک سازمان را بررسی و تحلیل کنیم تا بتوانیم اهداف سازمان را در راه رسیدن به این موارد طبقه بندی و تنظیم کنیم.
یکی دیگر از الزامات فرایند آموزشی مشخص کردن مشخصات طرح آموزشی می‌باشد تا بتواند درک کاملاً روشن و صریح از نیازمندی‌های سازمان و اهداف آموزشی را به مدیران ارائه کند. و همچنین با طرح این اهداف می‌بایست توانایی لازم را داشته باشیم تا مشخص کنیم کارکنان با طی کردن آموزش های لازم توانایی دستیابی به چه مهارتهایی را خواهند داشت؟ البته این اهداف باید بر طبق شایستگی‌های مورد نیاز در مشخصات طرح اولیه گنجانده شوند و هم آموزش گیرنده و هم آموزش دهنده باید اهداف آموزش را به‌صورت کامل بدانند و از آن آگاه باشند.
انتخاب کردن روش آموزش
مرحله بعدی که مدیران سازمان ها باید پس از مشخص کردن اهداف اموزشی به آن توجه کنند انتخاب روش آموزش است. سوال این است که یکی از اثربخش ترین مراحل فرایند اموزش کارکنان چیست؛ در پاسخ باید گفت که انتخاب روش اموزش سازمانی اثربخش ترین مرحله از کل فرایند اموزش کارکنان است که می توانیم به سه دسته ی مختلف تقسیم کنیم.
- دسته اول: به کارکنان اطلاعات مختلفی می دهیم.
- دسته دوم: در حین انجام فرایند کاری کارکنان، روش ها و اموزش های ضمن خدمت ارائه می کنیم.
- دسته سوم: می توانیم با شبیه سازی شیوه های مختلف به یکدیگر روش اموزشی را تعیین کنیم.
برای اینکه بخواهیم روش اموزش صحیح و مناسب با هر گروه سازمانی را انتخاب کنیم شیوه های مختلفی وجود دارد که در ادامه هرکدام از آنها را بهمراه ویژگی هایشان معرفی می کنیم.
کارگاه های آموزشی
در یک کارگاه آموزشی کارکنان در مورد مسائل مختلف با هم مشارکت و بحث می‌کنند و در این بین مدرس دوره آموزشی نقش راهنما را خواهد داشت. در کارگاه‌های آموزشی هرگونه اظهار نظرهای اعضای سازمان مورد بحث و بررسی قرار خواهد گرفت و کارکنان در این روش می‌توانند پاسخ نظرات خود را دریافت کنند و بر این اساس مقدار یادگیری خود را بسنجند. یکی از روش‌های آموزشی که می‌تواند تفاوت‌های بین افراد را از نظر سرعت و توان یادگیری در نظر بگیرد همین کارگاه‌های آموزشی است که این آموزش ها متناسب با شرایط هرکدام از افراد شکل می‌گیرد.
سخنرانی کردن
از جمله متداول‌ترین شیوه‌های آموزشی که می‌توانیم بکار بگیریم سخنرانی است که معمولاً به‌صورت زنده و با حضور سخنرانان انجام می‌شود. البته این روش می‌تواند به‌صورت حضور در محل یا از طریق صوت، فیلم، آموزش الکترونیک یا مجازی و همچنین از طریق تلویزیون باشد که همه‌ی این موارد کاملاً رایج هستند و بسته به نوع فضا و محدودیت‌هایی که وجود دارد می‌توانیم از شیوه‌های مختلف سخنرانی استفاده کنیم. از جمله ویژگی‌های مهم روش سخنرانی، مقرون به صرفه بودن آن است که می‌توانیم حجم زیادی از اطلاعات را در زمان کمی به کارکنان سازمان‌ها ارائه کنیم ولی از معدود معایب روش سخنرانی هم این است که برای تمامی شرکت کنندگان به‌صورت همگانی اجرا می‌شود و نمی‌توانیم از این طریق تفاوت و تمایزهای کارکنان را از نظر توانایی یادگیری و آموزش به خوبی اندازه گیری کنیم.
آموزش ضمن خدمت
از جمله متداول‌ترین شیوه‌های آموزشی برای کارمندان غیر مدیریتی، آموزش ضمن خدمت می‌باشد که این شیوه برای یادگیری دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای زمان‌های کوتاه مثلاً به مدت یک ماه مناسب است. البته آموزش ضمن خدمت یا کارآموزی یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای یادگیری مشاغل آسان است که می‌توانیم از آن استفاده کنیم. از ویژگی‌های آموزش ضمن خدمت این است که کارآموزان می‌توانند به کار خود کاملاً مسلط شوند و با استفاده از وسایل مورد نیاز و ابزارهای مختلف برای انجام کار خود آشنا شوند. مزیت قابل توجه این روش را می‌توانیم به اجرای آن در محیط واقعی کار بدانیم که بسیار مهم می‌باشد. یادگیری کارکنان سازمان‌ها با روش آموزش ضمن خدمت به اسانی انجام می‌شود چون افراد خیلی ساده و سریع می‌توانند تمامی آموخته‌های خود را بکار بگیرند و همچنین درست و غلط بودن عملکردشان را بررسی کنند. روش های متداول برای اموزش ضمن خدمت عبارتند از :
- روش های سمعی بصری
- روش چرخش شغلی
- روش آموزش بصورت تیمی
- روش مشاوره و مربی گری
- روش استاد و شاگردی
- روش برنامه کارآموزشی
- روش از راه دور مانند تلفن همراه
مدیران سازمان ها توجه داشته باشند که طبق بررسی های صورت گرفته شیوه ی اموزش ضمن خدمت، یکی از بهترین روش های ارائه اموزش به کارکنان می باشد پس می توانند به این ظرفیت خوب توجه ویژه ای داشته باشند.
برنامه ریزی برای اجرای برنامه آموزشی
بعد از اینکه بررسی کردیم روش آموزش در فرایند آموزش کارکنان چیست به سراغ برنامه ریزی مدون جهت اجرای برنامه آموزشی می‌رویم. سازمان‌ها لازم است برنامه ریزی و طرح ریزی معین و جامعی برای اجرای دوره‌های آموزشی داشته باشند تا بتوانند کارمندان تازه وارد و کارکنان خود را طبق برنامه‌های مشخصی آموزش دهند تا تمامی امور خود را سامان دهند و در کلاس‌ها حضور پیدا کنند. برای رسیدن به این منظور باید شیوه‌ی اجرای مؤثر در برنامه‌ی آموزشی را مطابق با زمینه‌ی مناسب یادگیرندگان فراهم کنیم. در این مرحله باید به یکی از مسائل مهم توجه کنیم که آن هم سطح و سبک کارکنان یادگیرنده است. باید بدانیم که آموزش زمانی مؤثر خواهد بود که به وظایف شغلی افراد مرتبط باشد یعنی این امکان وجود ندارد که مواردی را برای آموزش کارکنان ارائه کنیم که هیچ ربطی به وظایف و شغل آنها ندارد.
ارزیابی کردن برنامه های اموزشی
برای اینکه بتوانیم میزان تأثیر و اثربخشی دوره‌های آموزشی را مشخص کنیم باید به ۴ معیار و ملاک مهم توجه کنیم که عبارت‌اند از:
میزان یادگیری کارکنان
ابتدا بدانیم که میزان یادگیری به‌دست آمده از یک دوره‌ی آموزشی بسیار مهم و مورد توجه است چون می‌خواهیم بررسی کنیم تا چه حدی از مهارت و دانش کارکنان رشد کرده و تغییر یافته است.
میزان رضایت کارکنان دوره
یکی از آسان‌ترین روش‌های ارزیابی یک دوره‌ی آموزشی، بررسی نوع واکنش و نظرات کارکنان و کارآموزان است که از این راه می‌توانیم به‌سادگی مشکلات و ضعف‌های یک دوره‌ی آموزشی را مشخص کنیم.
تحلیل تغییر رفتار ایجاد شده در کارکنان
روش دیگر برای ارزیابی یک دوره‌ی آموزشی این است که نوع تغییر رفتار ایجاد شده در بین کارکنان را بسنجیم. این روش به نوبه خود می‌تواند مشخص کند که آموزش های داده شده تأثیری در رفتار کارکنان سازمان داشته است یا خیر؟
بررسی کردن نتایج حاصل شده
در نهایت وقتی نتایج کار به‌دست آمده از کارکنان را که نگاه می‌کنیم بتوانیم بازدهی مؤثر و بهره‌وری بالاتر را مشاهده کنیم. که این روش نیز می‌تواند تأثیر درست و صحیح یک دوره‌ی آموزشی را تأیید کند.
جمع بندی درباره فرایند اموزش کارکنان
در این مقاله به شرح کلی فرایند آموزشی پرداختیم و در ادامه بررسی کردیم موضوع فرایند آموزش کارکنان چیست و هرکدام چه زیر مجموعه و ویژگی‌هایی دارد؟ در ادامه با بررسی بهترین روش‌های آموزشی که در یک دوره‌ی کارآموزی برای کارکنان اجرا می‌شود مهم‌ترین شیوه‌های ارائه مطالب را تجزیه و تحلیل کردیم که استفاده از آموزش ضمن خدمت و کارگاه‌های آموزشی یکی از این روش‌ها بود. مدیران سازمان‌ها اگر بخواهند با تمامی جزئیات و مقدمات لازم برای ارائه فرایند آموزش به کارکنان و کارمندان خود به خوبی آشنا شوند کافیست به یکی از ارزشمندترین دوره‌های یادگیری از مجموعه آموزش های فرادرس مراجعه کنند که دوره‌ای جامع و مدون بوده و سعی دارد بهترین استانداردهای یادگیری و دانش را برای کارکنان هر مجموعه‌ای بکار بگیرد. این دوره جامع آموزش سازمانی فرادرس نام دارد که می‌توانید برای کسب آگاهی کامل از آن به لینک زیر مراجعه نموده و با آخرین متدهای نوین آموزشی برای اجرای در سازمان‌ها آشنا شوید.
نظرات