چگونه میز کارمندان را برای حداکثر کارایی سازمان‌دهی کنیم؟

میز اداری افراد اغلب بازتابی از شخصیت و عادت‌های آن‌ها است. برخی از فضاهای کاری کوچک و منظم هستند. برخی دیگر رنگارنگ و بسیار شخصی هستند؛ اما در برخی دفاتر اداری هم اتاقک‌هایی وجود دارند که آن‌قدر درهم و برهم هستند که شما تعجب می‌کنید که چگونه می‌توان اصلاً در آن‌ها کاری انجام داد. صرف‌نظر از ترجیحات یا تمایلات، ایستگاه کاری و میز کارمندان باید برای بهترین مدیریت زمان، بهره‌وری و راحتی تنظیم شود. آن‌ها چه در یک اتاقک یا یک دفتر خصوصی کار کنند، زمان زیادی از روز را پشت میز خود می‌گذارند. بر اساس تحقیقات منتشر شده در مجله علوم اعصاب، میزهای شلوغ کارمندان علاوه بر اینکه از نظر بصری ناخوشایند است، می‌تواند بر تمرکز و پردازش اطلاعات نیز تأثیر بگذارد. به هم ریختگی میز اداری به سادگی باعث ایجاد استرس، اضطراب می‌شود.

آیا اخیراً فکر کرده‌اید که چگونه به مرتب کردن میز کارمندان خود کمک کنید؟ ممکن است ساده به نظر برسد اما برخی ترفندهایی وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای نظم دادن به میز کارمندان خود استفاده کنید تا بیشترین استفاده را از فضا ببرید. اطمینان از اینکه فضای میز کارمندان برای افزایش بهره‌وری مناسب است، می‌تواند به آن‌ها کمک کند. سخت‌تر، طولانی‌تر کار کنند و خطر پرت شدن حواس در حین کار را نیز کاهش می‌دهد.

چرا باید به سازمان‌دهی میز کارمندان توجه کنیم؟

میز کارمندان مرکز فرماندهی آن‌ها است؛ و کارشناسان عقیده دارند که یک میز اداری خوب سازمان‌دهی شده می‌تواند به افزایش سطح بهره‌وری کمک کند. بررسی‌ها نشان می‌دهد که افراد به‌طور متوسط یک ساعت در روز را به دلیل بی‌سازمانی از دست می‌دهند. هرج و مرج نه تنها به تلف شدن وقت مفید منجر می‌شود بلکه روی خلق و خوی کارمندان نیز تأثیر می‌گذارد. به این فکر کنید که وقتی نمی‌توانید چیزی را پیدا کنید چقدر عصبانی می‌شوید و استرس دارید.

راهکارهایی برای سازمان‌دهی میز کارمندان در جهت افزایش کارایی

در ادامه با راهکارهایی آشنا می‌شوید که از طریق آن‌ها می‌توانید میز کارمندان مرتبی با حداکثر کارایی و بهره‌وری داشته باشید.

فضای شخصی برای کارمندان ایجاد کنید

تلفن و کیف پول تلفن همراه چیزهایی هستند که هر روز کارمندان آن‌ها را با خود به سر کار می‌آورند و باید جایی برای نگهداری آن‌ها داشته باشند. کارمندان باید به‌جای اینکه کیف، کیف پول، تلفن یا کلیدهای خود را روی میز خود بریزند و طول روز مانع کار کردن آن‌ها شود، یک منطقه خاص برای نگهداری اشیاء ضروری‌شان داشته باشند.

لوازم موردنیاز با گردش کار کارمندان را در اختیارشان قرار دهید

میز کارمندان اغلب با وسایل بسیار زیادی که برای آن‌ها کارایی ندارد اشغال شده است. تلفن، رایانه و سایر دستگاه‌ها را در صورت نیاز بر روی میز آن‌ها قرار دهید. حتی از گذاشتن اشیا کوچک غیرضروری جاچسبی و یا منگنه در صورتی که ماهی یکبار هم به آن نیاز پیدا نمی‌کنند خودداری کنید. همین اشیا کوچک می‌توانند به آشفتگی و هرج و مرج میز کارمندان دامن بزنند.

به کارمندان برای پاک‌سازی میز اداری‌شان آموزش دهید.

ناگفته نماند، اما اگر می‌خواهید میز کارمندان مرتب باشد باید حتماً دستورالعمل‌های پاک‌سازی را به آن‌ها آموزش دهید. به آن‌ها بگویید: تمام وسایل روی میز خود را مرور کنید و از خودتان بپرسید که آیا واقعاً به آن‌ها نیاز دارید یا خیر. لوازمی که نیاز دارید را حفظ کنید؛ و چیز‌هایی که به آن‌ها احتیاج مداوم ندارید را از خود دور کنید. منو‌های رستوران‌های مختلف، کاغذهای اضافی، لوازم بی‌مصرف و … ارمغانی جز آشفتگی و کلافگی برای کارمندان ندارد.

نظافت روزانه انجام دهید

در پایان هر روز زمانی را به نظافت روزانه توسط نظافتچیان اختصاص دهید. انجام این کار باعث می‌شود هر چیزی که روی میز کارمندان باقی‌مانده است تمیز شود. این به این معنا است که هر روز صبح کارمندانتان می‌توانند با یک میز تمیز و شروعی تازه فعالیت‌های خود را آغاز کنند.

کارمندان را به چندین فعالیت هم‌زمان مشغول نکنید.

ممکن است فکر کنید که برخی از کارمندان در چندوظیفگی مهارت دارند، اما حقیقت موضوع این است که انجام چند کار با هم تقریباً از نظر شناختی غیرممکن است. به‌جای تلاش و شکست، اجازه دهید کارمندانتان تمرکز خود را روی یک کار بگذارند. برای به حداقل رساندن به هم ریختگی، تسک‌ها را به‌مرور به آن‌ها اعلام کنید و با سپردن چندین کار هم‌زمان به آن‌ها، آنان را دچار سردرگمی نکنید.

رویه اسکن کردن اسناد را در پیش بگیرید

آیا می‌خواهید از شر انبوه کاغذهای به هم ریخته روی میز کارمندان خلاص شوید؟ دیجیتال شوید. رویه‌ای در ییش بگیرید تا هر چیزی که مطلقاً نیازی به کپی فیزیکی آن‌ها ندارید را اسکن کنید. فایل‌ها را به‌عنوان PDF ذخیره کنید و دایرکتوری داشته باشید که به‌مراتب نسبت به کابینت فایل قابلیت جستجوی بهتر و راحت‌تری دارد. کارمندان را موظف کنید که کاغذهایی را که برای ذخیره کپی‌های فیزیکی آن‌ها نیاز دارید اسکن کنند، اما در صورت امکان فضای ذخیره سازی برای آن‌ها در جای دیگری از محل کار خود تعبیه کنید تا در صورت نیاز به اسناد فیزیکی نیز دسترسی داشته باشید.

برای وظایف کارمندان ددلاین تعریف کنید.

یکی از قوانین جلوگیری از به تعویق انداختن کار این است که اگر کاری کمتر از دو دقیقه طول کشید، همین الان باید آن را انجام دهید. به همین ترتیب، اگر کاری در محل کار کمتر از ۱۵ دقیقه زمان نیاز دارد، باید همان موقع انجام شود. برای پروژه‌ها زمان مشخص کنید تا در اسرع وقت انجام شوند. در این صورت کارمندان می‌توانند آن‌ها را بایگانی کنند و از سر راه خود بردارند، هم از نظر روحی و هم جسمی. هر چه زودتر یک کار تکمیل شود، کمتر مانع حواس‌پرتی می‌شود و کمتر فضای ارزشمند را روی میز کارمندان را اشغال می‌کند.

یک دفترچه یادداشت در اختیار کارمندان قرار دهید

در واقع، همه‌چیز نمی‌تواند مستقیماً وارد تلفن همراه شود، به همین دلیل کارمندان شما باید یک دفترچه یادداشت در دسترس داشته باشند تا بتوانند موارد مهم و ضروری را در آن یادداشت کنند. اگرچه اضافه کردن یک آیتم دیگر به میز کارمندان ممکن است غیرمنطقی به نظر برسد، اما داشتن یک دفترچه یادداشت به‌جای اینکه روی میز آن‌ها مجموعه‌ای از کاغذهای ضایعاتی، پاکت نامه‌ها و منوها پخش شود به‌مراتب بهتر است.

سطل زباله را در نزدیکی میز کارمندان قرار دهید.

یک سطل زباله در کنار یا زیر میز کارمندان قرار دهید. این سطل زباله بهترین دوست جدید کارمندان شماست؛ زیرا به‌محض اینکه به چیزی نیاز نداشته باشند می‌توانند آن را راهی سطل زباله کنند.

راه خود را به سمت بهره‌وری سازمان‌دهی کنید

هرکسی می‌تواند از این ایده برای سازمان‌دهی میز اداری خود استفاده کند تا به‌جای گیر افتادن در میز و ذهن درهم و برهم روی کارها و وظایف خود تمرکز کند. سازمان میز اداری بر توانایی افراد برای مشارکت در کار‌ها تأثیرگذار است. هنگامی‌که کارمندان از درهم و برهمی رها اند، آزاد هستند که خلق کنند. تمیز کردن و سازمان‌دهی میز کارمندان می‌تواند بهترین کاری باشد که برای مقابله با هرج و مرج در فضای اداری باید صورت بگیرد. در کل هر زمان که احساس کردید که فضای کاری شما خسته‌کننده شده است، حتماً در نحوه سازمان‌دهی میز‌های اداری خود تجدیدنظر کنید.